Advanced of Google Doc’s

Penjelasan mengenai “Google Docs” akan disampaikan dengan metode 4W+1H:

20130425174949

“WHAT” –> Google Docs adalah layanan pengolah kata (Microsoft Word), dokumen spreadsheet (Microsoft Excel), presentasi (Microsoft Powerpoint), formulir, dan penyimpanan data berbasis web gratis dari Google. “WHEN” –> Layanan ini pertama kali diluncurkan pada 10 Oktober 2006 sebagai gabungan dua layanan: Writely dan Spreadsheets. Layanan presentasi diluncurkan pada 17 September 2007 sedangkan layanan penyimpanan data untuk berkas apa pun (hingga maksimum 1 GB per berkas) diluncurkan pada 13 Januari 2010.

“HOW” –> Menggunakan Google Docs

Terdapat 5 pilihan dokumen yang dapat kita buat, yaitu dokumen text seperti Microsoft Word, Dokumen persentasi seperti Microsoft Powerpoint, Dokumen spreadsheet seperti Microsoft Excel, Membuat gambar seperti menggunakan Paint, Photoshop, CorelDraw dan sebagainya dan yang terakhir membuat form kuesioner online dalam pilihan form.

Lihat video tutorialnya :

“WHO” –> Google docs sangat cocok untuk mahasiswa, pekerja kantor dan professional yang senang bekerja kelompok, karena ada fitur dari Google Docs yang membuat sebuah dokumen yang dapat di bagi ke orang-orang pemilik akun Google dengan pilihan aksesibilitas, seperti read only (hanya dapat membaca) atau editable (dapat mengedit dokumen) dengan  memilih can edit pada sharing settings dokumen. Selain itu Google docs juga dapat menjadi alternatif bagi orang-orang yang senang menggunakan program copyleft.

“WHY” –> Fitur yang biasa digunakan dalam kehidupan sehari-hari (terutama mahasiswa) dokumen-dokumen text dan presentasi, maka kali akan saya coba menjelaskan cara-cara menggunakan Google Docs.

  1. Sebelum masuk ke dalam Google Docs, pastikan kita sudah memiliki akun universal Google. Apa itu akun universal Google? Jadi sekarang Google sudah mengintegrasikan akun Gmail untuk semua layanan fasilitas Google. Nah, kalau udah punya Gmail, gunakan akun itu untuk semua fasilitas Google.
  2. Setelah pastikan anda memiliki akun Google, setelah itu buka website www.docs.google.com  dan masukan akun Google.com anda pada form login.

login3. Di bawah ini halaman awal Google Docs, di bagian tengah yang paling jumbo sendiri itu nantinya akan diisi oleh dokumen yang kita miliki di Google Docs, yang pernah diedit dengan Google Docs atau dokumen orang lain yang mengundang kita untuk membaca atau mengedit dokumen tersebut.

MnMenu

4. Untuk memulai kerja kita bisa memilih tombol “create new” atau langsung bekerja dengan membuka file yang sudah ada di kotak jumbo yang berisi daftar koleksi dokumen.

 new

Nah, setelah bisa masuk ke Google Docs, kita bisa mulai bekerja, namun sebelumnya ada beberapa tips untuk menggunakan Google Docs.

Fasilitas pada Google Docs

1. Fasilitas Membuat Folder

Google Docs memberikan fasilitas untuk membuat Folder baru agar file – file atau dokumen yang berada pada Google docs bsa tersusun sesuai kategori.

newFolder

2. Fasilitas Upload dokumen

Di Microsoft Office atau Open Office, kita biasa mengenal perintah open document namun pada Google Docs ada 2 pilihan untuk membuka dokumen, yang pertama memilih dokumen di halaman awal Google Docs dan mengupload dokumen agar menjadi bagian dari dokumen online di dalam list koleksi Google Docs. Jadi kalau kita mau membuka dokumen di Google Docs caranya cukup mudah, langsung saja klik upload dan buka file yang sudah di upload.

uploadDoc

3. Fasilitas Download dokumen

Sama seperti yang diatas, kita bisa menyimpan dokumen kita di server Google, namun kita juga bisa menyimpan file yang telah kita olah di Google Docs dengan cara memilih opsi file > download as. Di download as ini memiliki banyak format penyimpanan dokumen walaupun tidak sekaya program office berbayar. Untuk menyimpan dokumen secara online, kita tidak perlu mengklik save atau semacamnya sebagaimana program Office yang biasa kita gunakan, Google Docs akan menyimpang otomatis semua yang kita kerjakan tanpa harus mengklik suatu perintah khusus.

downloadDoc

4. Fasilitas See Revision History

Ketika kita salah dalam mengerjakan sesuatu atau kita tidak setuju dengan pekerjaan teman kita yang telah mereka edit, kita dapat kembali ke editan sebelumnya dengan menggunakan See Revision History.

 rev

5. Sharing and Privacy

Kita dapat mengelola aksesibilitas dokumen kita dengan menggunakan sharing and privacy, umumya ketika kita membuat dokumen baru dokumen akan terbatas hanya untuk kita saja.

share1

share2

Nah, kalau kita ingin mendistribusikan file kita ke orang teman atau rekan kerja kita, kita dapat menambahkan alamat email teman kita agar mereka dapat mengakses dokumen ini dengan cara mengklik tulisan Private to only me  disebelah gambar gembok. Masukan nama akun google, alamat email atau groups yang kita inginkan untuk menggunakan dokumen kita, pada bagian kanan kita dapat memilih apakah mereka dapat merubah dokumen (can edit) atau hanya dapat membaca (can view). Pada saat mengundang teman, kita juga dapat memasukan pesan khusus saat mengundang teman kita.

6. Fasilitas Print

Dengan Google Docs kita bisa langsung mencetak dokumen dan mengatur halaman seperti layaknya “page setup” di aplikasi office lainnya.

print

7. Translate document

Yang menarik dibandingkan dengan aplikasi Office lainnya, Google Docs memiliki kemampuan untuk menerjemahkan dokumen karena sudah built in dengan layanan Google Translate. Walaupun hasilnya tidak mungkin 100% benar karena menggunakan algoritma komputer seperti layaknya Google Translate.

Caranya mudah, pilih tools > translate document, lalu ketik nama file baru dengan hasil terjemahan dan pilih bahasanya. Nantinya dokumen terjemahan akan menjadi dokumen baru yang terpisah dari dokumen awal dengan bahasa aslinya.

translate

8. Bisa diakses dimana saja

Nggak perlu lagi bawa flashdisk dan semacamnya, dengan Google Docs ini kamu bisa mengakses dokumen yang kamu buat dimana saja asalkan ada koneksi internet. selain itu Google dengan Google Docs kita nggak perlu repot-repot mengirim dokumen lewat email agar teman kita dapat membaca dokumen yang kita buat, cukup berikan akses kepada mereka lewat sharing settings, lalu mereka dapat membaca dan mendownload dokumen kita tanpa harus membuka email.

Leave a Reply